Noordwijk voldoet grotendeels aan Archiefwet, wel knelpunten in systemen

De gemeente Noordwijk voldoet grotendeels aan de Archiefwet, maar heeft nog een aantal hardnekkige problemen in het informatie- en archiefbeheer. Dat blijkt uit een controle over de periode 2024-2025, waarin onder meer digitale systemen en oude archieven onder de loep zijn genomen.

Uit het verslag blijkt dat belangrijke stappen zijn gezet. Zo zijn bouw- en omgevingsvergunningen van de voormalige gemeente Noordwijkerhout fysiek overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Ook zijn videotulen van raads- en commissievergaderingen uit de periode 2011 tot en met 2015 digitaal veiliggesteld, zo blijkt uit berichtgeving van Gemeente Noordwijk - Ingekomen stukken.

Daarnaast is er voortgang geboekt met het opschonen van archieven. Voor Noordwijk gaat het om fysieke vernietiging van stukken uit de periode 2019 tot en met 2021, terwijl voor Noordwijkerhout dossiers uit 2017 tot en met 2019 zijn aangepakt. Dit proces liep al langer en is nu verder doorgezet.

Binnen de organisatie zelf veranderde er ook het nodige. Team DIV kreeg te maken met personele wisselingen en een nieuwe structuur, waarbij teams zijn samengevoegd in een groter cluster. Toch wist het team het werk grotendeels voort te zetten en zelfs nieuwe stappen te zetten, onder meer met het zogeheten hotspotbeleid.

Dat beleid, bedoeld om belangrijke gebeurtenissen en dossiers extra te bewaren, is inmiddels vastgesteld op 3 maart 2026. De eerste hotspotlijst is in concept klaar. Daarmee wordt bepaald welke informatie van blijvende waarde is voor de geschiedenis van de gemeente.

Niet alles loopt soepel. Het bouwvergunningenarchief van Noordwijkerhout is weliswaar overgebracht, maar blijkt lastig bruikbaar doordat de inventaris verouderd is en niet goed aansluit op digitale systemen. Ook de digitale vernietiging van dossiers uit systemen als Decos D5 en JOIN blijft problematisch door technische beperkingen.

Om die achterstanden weg te werken, zet de gemeente nu extra inhuur in. Daarmee moet de digitale opschoning, waar al jaren tegenaan wordt gelopen, alsnog worden afgerond.

De algemene conclusie van de inspectie is dat Noordwijk “ruim voldoende” voldoet aan de wettelijke eisen, met een beoordeling die uitkomt op groen/oranje. Het verslag is op 30 april 2026 door het college van B&W aan de gemeenteraad aangeboden.